يمكن تعريف المؤتمرات العلمية بأنها حدث يتم تنظيمه من قبل هيئة أو مؤسسة بهدف تحقيق عملية المعرفة و طرح آخر المستجدات في مجال محدد عن طريق تأمين اللقاء لمجموعة من الباحثين المهتمين في هذا المجال كما تعرف المؤتمرات العلمية على أنها عملية التواصل و تقديم الفكر البشري بشكل مباشر و صريح فهي فن تبادل المعلومات بمختلف الإشارات و اللغات المكتوبة أو المنطوقة حول موضوع أو مجال علمي محدد بذاته .
تعتبر المؤتمرات العلمية من أحد أهم و أفضل وسائل النشر العلمي التي أصبحت تلقى شعبية كبيرة لدى العلماء و المفكرين , فالباحثين يهتمون بحضور المؤتمرات العلمية لتقديم نتائج أوراقهم البحثية أمام نخبة من المهتمين مما يضمن للباحث وصول صوته و عرض نتائج بحثه و تلقي الآراء و جمع الملاحظات .
يهدف الباحثين و المفكرين من المشاركة و الحضور في المؤتمرات العلمية إلى تحكيم أبحاثهم العلمية عن طريق تقديمها أمام لجنة من المختصين و المخضرمين في مجال الدراسة و الاستفادة من الملاحظات المقدمة , كما تقدم العديد من المؤتمرات العلمية تصديق و توثيق لهذه الأبحاث المقدمة و تضمن حقوق الباحث و المؤلف .
تتنوع المؤتمرات العلمية و تنقسم وفقاً لعدد من العوامل , حسب طبيعة النشر و الناشر و النطاق الجغرافي حيث نرى :
- المؤتمرات العلمية العادية أو الورقية : و هي المؤتمرات المعروفة و المعتاد عليها و التي تجمع المهتمين و المدعوين تحت غطاء عنوان المؤتمر في مكان واحد على أرض الواقع , مما يقدم الفائدة و يفتح آفاق جديدة أمام الباحثين من خلال التجمعات الجانبية في المؤتمرات و إمكانية الاطلاع على أبحاث الغير و الاستفادة منها .
- المؤتمرات العلمية الإلكترونية : مع تقدم التكنولوجيا و تسهيلا اللقاءات العلمية بين المجموعات العلمية ظهرت عدد من الأشكال للمؤتمرات و التي تجمع عدد مخصص من الباحثين عبر أحد طق الاتصال المرئية .
وحسب طبيعة الناشر ممكن أن نميز نوعين :
- المؤتمرات العلمية المعدة في و من قبل الجامعات : تقوم الجامعات عادة بتحضير مؤتمرات سنوية تجمع فيها الأساتذة و الأكاديميين في أحد الاختصاصات التي تعنى بها الجامعة كما تقيم في بعض الأحيان مؤتمرات اضطرارية , و تقوم الجامعات بتنظيمها و إقامة دعوات خارجية بهدف تعزيز التعاون بين الجامعات و الاستفادة من الخبرات .
- المؤتمرات العلمية القائمة باسم منظمة أو مؤسسة : كالمؤتمرات المنعقدة باسم منظمة الصحة أو المؤسسات البيئية و الاجتماعية و التي تهدف غالبا لتناول مواضيع اجتماعية و تنظيمية .
و بالنسبة للنطاق الجغرافي يمكن أن نميز ثلاث أنواع أو أشكال إذا صح التعبير و هي
- المؤتمرات العلمية المحلية : و يشارك فيها علماء و دارسون على نطاق محدد داخل البلد الواحد والتي تتناول غالباً مواضيع علمية تهم طبيعة المنطقة .
- المؤتمرات العلمية الإقليمية : تكون على مجال أوسع حيث يشارك فيها باحثون ضمن حدود منطقة جغرافية ذات طابع إقليمي متجانس مثل المؤتمر الأوربي أو الأسيوي أو العربي لهذه المؤتمرات انتشار كبير فهي تخدم مصلحة المنطقة و تعزز من وحدتها .
- المؤتمرات العلمية الدولية و العالمية : تتوسع دائرة المشاركة في هذا النوع من المؤتمرات حيث تعمل على تأمين اللقاء بين العلماء والباحثين من مختلف أصقاع الأرض مما يساعد في نشر فكر ونتاج الأبحاث العلمية المقدمة في اختصاص معين يشغل الفكر الدولي وتسهل التواصل و تبادل الآراء و الاقتراحات مع الباحثين من مختلف الجنسيات و تعزز العلاقات الدولية و تسعى لدعم و مواكبة الجهود لتطبيق أهم الأفكار التي يخرج بها المؤتمر .
فعاليات المؤتمر العلمي
يقوم المسؤولون عن تنظيم المؤتمرات العلمية من مؤسسات و أفراد بإعداد مجموعة من الفعاليات و التي تصاحب المؤتمر منذ البداية و طلية فترة إقامته و منها
- الافتتاحية : يتم إلقاء كلمة ترحيبية أو تقديم فكرة حول موضوع المؤتمر العلمي في الاختصاص الذي قام من أجله , وشرح خطة المؤتمر و تقديم أحد الباحثين البارزين والذين قدموا بحث كان له تأثير ملحوظ و يقدم الافتتاحية أحد الأعضاء المنظمين أو الضيوف المهمين الذين يكون مدعوين بشكل خاص إلى المؤتمر.
- ورشات العمل : والتي تتناول الجانب العملي للمؤتمرات ذات الطابع التطبيقي وغالبا يتم تنظيمها بالاتفاق مع الباحثين سابقاً لمناقشة أبحاثهم التي تتضمن جانب عملي , حيث يتقدم الباحث بطلب للهيئة المنظمة للمؤتمر لإعطائه المجال لعرض الجانب العملي و تقديم فكرته بشكل أوضح , في بعض الأحيان تكون ورش العمل في مكان منفصل عن القاعة التي تنعقد فيها المؤتمرات العلمية.
- المعارض : والتي تتضمن عرض الرسومات والمخطوطات العلمية أو عروض تصويرية وتمثيلية تتعلق بموضوع المؤتمر و يتم إعدادها و تنظيمها من قبل الباحثين بالتعاون و تحت إشراف هيئة المؤتمر في وقت سابق .
- الجلسات الحوارية : إقامة جلسات حوارية بين الباحثين حول موضوع معين بشكل عام أو أخد مواضيع المؤتمر والأبحاث المقدمة ذات الأهمية , حيث يقوم الباحث باعتلاء المنصة للسماع للاستفسارات و تقديم الأجوبة .
- الجولات التعريفية : تتم على اثر المؤتمر حيث يعرف المنظمين بالمؤسسة الراعية للمؤتمر و المخابر المتوفر بالإضافة إلى التعريف بمناطق البلاد و المنظمات الأخرى إذا كان المؤتمر على مستوى خارجي , و في المؤتمرات العلمية القائمة في الجامعات تقوم اللجنة بالتعريف بالكليات و الأقسام العاملة فيها و الأبحاث التي خرجت باسم الجامعة .
- المسابقات: يتم إجراء مسابقات بين المشاركين كأحد فعاليات المؤتمر وتوزيع جوائز فخرية مثل أفضل بحث و أفضل تقديم ولهذا أثر كبير على تحفيز الباحثين و تحقيق مرادهم في شهرة أسمائهم في الوسط العلمي .
النشر في المؤتمرات العلمية
يهتم الكثير من رواد البحث العلمي بحضور المؤتمرات العلمية بهدف نشر أبحاثهم العلمية , و ع الرغم من أن التوجه كان بشكل إلى المجلات العلمية المحكمة إلا أن الوضع تغير في الوقت الحالي حيث اصبح الكثيرون يلجؤون للمؤتمرات العلمية لنشر أبحاثهم فيها خاصة تلك التي تتعلق بالتخصصات الهندسية و الطبية و العلوم الحياتية بسبب طول عملية النشر و قلة الأعداد و بطء عملية التحكيم في المجلات العلمية , و على الرغم من أن بعض المؤتمرات لا تقدم خدمة التحكيم إلا أن الكثير أثبت أن جودة هذه العملية لا تقل عن نظيرتها في المجلات العلمية المحكمة ,عادةً تنشر الأبحاث المقدمة في المؤتمرات العلمية في ملحق خاص يسمى وقائع المؤتمر العلمي كما قد تلجأ بعض المؤتمرات للتعاقد مع مجلات علمية محكمة ذات مكانة و قوة جيدة تضمن للباحثين نشر بحثهم وفق تطلعاتهم .