تعنى الجامعات السعودية بتنظيم اللقاءات و المؤتمرات العلمية و التي تجمع النخبة من رواد البحث العلمي و العقول المبدعة من داخل المملكة العربية السعودية أو خارجها عن طريق عقد المؤتمرات الدولية كنوع من التواصل و التبادل المعرفي و العلمي بما يخدم النهضة العلمية و يعزز علاقات التعاون الدولي و الاكتشافات البحثية .
توجد العديد من الغايات و الأهداف التي تدعو لعقد المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية منها :
- إلماع اسم الجامعة و الرفع من شأنها و مكانتها بين الجامعات على المستوى الداخلي للمملكة و المستوى العالمي في نفس المجالات و المساهمة في تحقيق هدف و رؤية الجامعة بأن تكون في مستوى الجامعات العالمية عن طريق عقد مؤتمر علمي باسمها و مشاركة الباحثين و المهتمين بالاكتشافات العلمية من طلاب دراسات عليا و مشرفين و الأساتذة و أعضاء الهيئات التدريسية الأخرى .
- دعم و تقوية العلاقات الداخلية بين الجامعات السعودية من جهة و تقوية الروابط عن طريق تنظيم المؤتمرات العلمية و متابعتها و المشاركة في الإشراف على الأبحاث المقدمة فيها و رفع توصيات و وقائع أعمال المؤتمر للوزارات و الهيئات المحلية للعمل على تطبيق النتائج التي جاءت بها الأبحاث , و العلاقات بين الدول من جهة ثانية عن طريق الدعوات المقدمة لها من المملكة لحضور المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية لتحقيق التعاون العلمي و تبادل الخبراء و التعارف في سبيل تحقيق مصلحة مشتركة لاحقاً.
- تهدف المؤسسات أيضا من تنظيم المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية لدعم الحركة السياحية عن طريق تعريف الوافدين لحضور هذا الحدث بأهم المعالم العمرانية و الأثرية و الدينية و التعريف بثقافة البلد .
- ترتيب الجامعة المنعقد فيها المؤتمر , فكثيراً ما نسمع عن تنظيم مؤتمرات علمية في الجامعات السعودية على مختلف الأصعدة و العلوم , و الجامعات في المملكة العربية السعودية تسعى من خلال ذلك لنشر الأبحاث العلمية المقدمة من خلال المشاركين في المؤتمر و ذلك له دور هام في تصنيف و ترتيب الجامعة حسب عدد الأبحاث المنتشرة باسمها و نوعيتها .
- فتح قنوات تواصل بين القطاعات التعليمية و العاملة في الدولة عن طريق دعوة المندوبين و مدراء المراكز البحثية و مسؤولي العلاقات العامة في هذه القطاعات لحضور المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية و التعرف على ما قد يهمهم في سوق العمل .
- كما تهدف المؤسسات التعليمية من عقد المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية لتقديم المساعدة للطلاب لنشر الأبحاث العلمية التي تطلب إجراء توضيحات نقاشية شفهية أو تجارب عملية و التي يهدف الباحثين و الطلاب من خلال نشرها لتحصيل علمي أعلى و تحقيق متطلبات الترقية الوظيفية .
- كما تسعى الجامعات من خلال تنظيم هذه المؤتمرات لدعم المعرفة لدى طلابها و كادرها التعليمي لمواكبة آخر المستجدات المتطورة دولياً و عالمياً باستمرار في مجالات التخصص و العلم أجمع و إشهار أسماء الباحثين و الطلاب لديها والتعريف بالكادر التعليمي , مما يعني رفع مكانة الجامعة وفقا لجودة الأكاديميين العاملين فيها .
- تتيح المؤتمرات العلمية المنعقدة في الجامعات الفرصة للطلاب للاجتماع واللقاء مع المختصين و الأساتذة في الجامعة و التعارف فيما بينهم وما قد ينعكس عنه من التعلم المباشر وبناء علاقات أكاديمية .
ضوابط و قواعد عقد المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية و الأبحاث المنشورة فيها :
- استقبال الأبحاث التي لم يسبق نشرها في أحد المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية أو غيرها أو دور ووسائل النشر الأخرى .
- الأبحاث المقدمة في المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية تزود بشعار و اسم الجامعة و الأعضاء المشرفين و لا تقبل بغير ذلك .
- يشترط ألا يكون موعد عقد المؤتمر العلمي في فترة الاختبارات أو الفصل الصيفي .
- تخصص الجامعة تكاليف محددة لإقامة المؤتمرات و تؤكد على أن تكون رسوم المشاركة في المؤتمرات ضمن المقبول .
- بالنسبة للمبعوثين من جامعات أخرى لعقد المؤتمر يجب اصطحاب أوراق الموافقة و الإجازات و المؤهلات العلمية .
- بالنسبة للفعاليات من اختراعات و المشاركة في معارض براءات الاختراع , يُلزم المتقدم للحضور و المشاركة أن يكون تحت غطاء اسم الجامعة .
- تضع المراكز المسؤولة عن البحث العلمي و المؤتمرات عدد من القواعد التي تفرض على المنظمين للمؤتمر و المشاركين التقيد بها للحفاظ على جودة حركة البحث و تحقيق الهدف العلمي المطلوب .
- ضرورة الحاجة و أهمية المؤتمر العلمي و مدى إسهامه في خدمة المجتمع السعودي و الوسط العلمي و التنمية الوطنية .
- تحصيل الموافقة لإقامة المؤتمر عن طريق إرسال الطلب بعقد المؤتمر قبل فترة من تاريخه متضمنة الاختصاص و المدة و التكاليف و عدد الحضور المتوقع و الفعاليات و المواضيع المشاركة .
- على الهيئة المتقدمة بعقد المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية تضمين قسم على موقعها الإلكتروني خاص بالمؤتمر للاطلاع عليه من قبل المهتمين و التعريف بالحضور و الأهداف و المحاور المقام عليها المؤتمر العلمي و الأبحاث التي شاركت و أسماء أصحابها و حفظ وقائع المؤتمر.
- استضافة كبار الشخصيات في الجامعة و الشخصيات العلمية في مجال اختصاص المؤتمر من الباحثين و الخبراء السعوديين .
شروط الورقة البحثية المقدمة للمشاركة و النشر في المؤتمرات العلمية
- أهمية كتابة الورقة العلمية بطريقة أكاديمية خالية من الأخطاء العلمية واللغوية و ضرورة التدقيق اللغوي .
- تقسيم و ترتيب الورقة البحثية ابتداءً بكتابة ملخص يقدم به شرح عام عن البحث و بعض أفكاره ثم المقدمة و التي يتطرق بها إلى المشكل التي دفعته لكتابة البحث و الأهداف التي يسعى إليها و النتائج المقترحة ثم التطرق لمضمون البحث وفيه البيانات التي جمعها و الدراسات التحليلية التي أجراها و الدلائل , و صولاً إلى تدوين النتائج التي خرج بها البحث .
- ذكر المراجع التي استند إليها الباحث في بحثه و المصادر التي اقتبس منها أو استشهد بها .
- الالتزام بقواعد التنسيق و عدد الأوراق التي تضعها الهيئات المسؤولة بحيث لا تتجاوز عدد كلمات ملخص البحث و عدد صفحات ورقة البحث العلميالعدد الذي تصرح عنه اللجنة المسؤولة عن المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية كافة و أن تكون بحجم صفحة الطباعة A4 و أن لا تتجاوز عدد كلمات الملخص المسموح به .
- الكتابة بحجم و تنسيق خط معين للعناوين الرئيسية و الفرعية و الجداول و الرسومات مع وضع هوامش مناسبة للصفحة و تضمين الخرائط و الصور بجودة عالية في داخل البحث أو في ملحق في نهاية البحث مع الإشارة إليها بشكل دقيق و متسلسل .
- توثيق البحث بأحد أنظمة التوثيق المعروفة .
و من المؤتمرات العلمية في الجامعات السعودية و التي تنعقد بشكل سنوي تقريباً يمكن ذكر :
- المؤتمر السنوي للجمعية السعودية للعلوم و التربية النفسية .
- ممثلي الجامعات و رؤساء الغرف التجارية و الصناعية في دول الخليج العربي .
- المؤتمر العلمي لكلية الاقتصاد و الإدارة لدراسات و أبحاث الاقتصاد و العلوم الإدارية .
- مؤتمر مستقبل الرعاية الحرجة في المملكة العربية السعودية .
- مؤتمر الشرق الأوسط لنمذجة معلومات البناء .
- مؤتمر الجمعية السعودية للجراحة العامة .
- مؤتمر رؤساء أقسام الاقتصاد و الاقتصاد الإسلامي بجامعات المملكة العربية السعودية .